Dokument PZ, WZ, RW, PW, MM: do czego służą dokumenty magazynowe
Skróty w magazynie wydają się podobne, ale każdy opisuje inną operację. Zestawienie pokazuje, który dokument wystawić i jak zmienia stan.
Dokument PZ potwierdza przyjęcie towaru z zewnątrz, a dokument WZ jego wydanie na zewnątrz. Obok nich w magazynach używa się też RW, PW, ZW i MM, które obsługują ruchy wewnątrz firmy. Skróty pochodzą z praktyki i oprogramowania magazynowego, a nie z jednego przepisu, więc nazwy i numeracja mogą różnić się między systemami. Zasada jest jednak ta sama: każda zmiana stanu magazynu ma mieć dokument.
Zestawienie dokumentów magazynowych
| Skrót | Nazwa | Kiedy się go wystawia | Wpływ na stan |
|---|---|---|---|
| PZ | przyjęcie zewnętrzne | towar lub materiał przyjęty od dostawcy | zwiększa stan |
| WZ | wydanie zewnętrzne | towar wydany klientowi | zmniejsza stan |
| PW | przychód wewnętrzny | wyrób lub półwyrób przyjęty z produkcji, nadwyżka z inwentaryzacji | zwiększa stan |
| RW | rozchód wewnętrzny | materiał pobrany na produkcję lub na potrzeby firmy, ubytki | zmniejsza stan |
| ZW | zwrot wewnętrzny | zwrot niewykorzystanych materiałów z produkcji do magazynu | zwiększa stan |
| MM | przesunięcie międzymagazynowe | przeniesienie towaru między magazynami firmy | zmniejsza stan w jednym, zwiększa w drugim |
Dokument PZ i WZ: ruch z zewnątrz
PZ powstaje przy odbiorze dostawy. Magazynier sprawdza ilość i jakość według zamówienia lub dokumentu dostawcy, a po przyjęciu stan rośnie. Rozbieżności, takie jak uszkodzenia lub braki, opisuje się w protokole i zgłasza dostawcy. Dla przetworzonych materiałów, takich jak blachy czy profile, na dokumencie warto zapisać partię lub numer wytopu, jeśli jest potrzebny do identyfikowalności.
WZ towarzyszy wydaniu towaru kontrahentowi. W wielu firmach łączy się go z fakturą lub dokumentem przewozowym, a podpis odbiorcy potwierdza przekazanie. Dokument WZ zmniejsza stan magazynowy, nawet jeśli faktura zostanie wystawiona później.
Dokument RW i PW: ruch wewnątrz firmy
Dokument RW dotyczy rozchodu wewnętrznego, czyli wydania materiału na produkcję, na potrzeby remontowe albo biurowe, a także rozliczenia ubytków, na przykład zniszczeń. Rozchód na produkcję pozwala policzyć zużycie materiałów na zlecenie i koszt wytworzenia.
Dokument PW to przychód wewnętrzny. Wystawia się go przy przyjęciu gotowego wyrobu z produkcji do magazynu, przy ujawnieniu nadwyżek podczas inwentaryzacji albo przy przyjęciu rzeczy wytworzonych we własnym zakresie. W połączeniu RW i PW dokumentuje cały przepływ: materiał wychodzi na zlecenie, a wyrób wraca do magazynu.
Dokument ZW i MM
ZW pojawia się, gdy z produkcji wraca nadmiar pobranego materiału, na przykład odcięty fragment profilu lub nieużyta część pręta. Dzięki niemu zużycie wykazane w RW odpowiada rzeczywistości. W niektórych systemach ZW oznacza też zwrot od klienta, dlatego przed wdrożeniem warto sprawdzić dokumentację używanego programu.
MM obsługuje przesunięcie między magazynami, na przykład z magazynu głównego do magazynu przy hali. Zwykle składa się z dwóch zapisów: wydania z jednego magazynu i przyjęcia do drugiego. Stan firmy łącznie się nie zmienia, ale zmienia się miejsce składowania i odpowiedzialność za towar.
Co powinno znaleźć się na dokumencie
Niezależnie od skrótu dokument magazynowy zawiera te same podstawowe elementy: numer i datę wystawienia, nazwę magazynu, dane kontrahenta lub komórki, której dotyczy operacja, listę pozycji z indeksem, ilością i jednostką miary oraz podpisy osób wydającej i odbierającej. Dla materiałów hutniczych dochodzi często numer partii, gatunek i wymiar, a w systemach z lokalizacjami także adres półki lub regału.
Dokument powinien wynikać z faktycznego ruchu, a nie go wyprzedzać. Wystawienie WZ przed fizycznym wydaniem albo PZ przed sprawdzeniem dostawy prowadzi do rozbieżności, które wychodzą dopiero przy inwentaryzacji.
Jak dobrać dokument do operacji
- Towar przyjechał od dostawcy: PZ.
- Towar jedzie do klienta: WZ.
- Materiał idzie z magazynu na produkcję: RW.
- Gotowy wyrób wraca z produkcji do magazynu: PW.
- Niewykorzystany materiał wraca z produkcji: ZW.
- Towar zmienia magazyn w ramach firmy: MM.
Na co uważać
Częste błędy to wydawanie towaru bez dokumentu, wystawianie RW zamiast MM przy przeniesieniu między magazynami i brak ZW po zwrocie z hali. Każdy z nich zaburza stan i koszt zlecenia. Dokumenty koryguje się osobnym dokumentem, a nie przez nadpisanie.
Dokumenty a porządek w magazynie
Sam dokument nie wystarczy, jeśli towar leży w przypadkowych miejscach. Stałe lokalizacje, oznaczenia i regularna inwentaryzacja ułatwiają zgodność stanu fizycznego z systemowym. Zasady porządku z metody 5S omawia artykuł o wdrożeniu 5S na hali. Magazynowanie ciężkich arkuszy i bezpieczne wydawanie ich na produkcję opisuje tekst o przenoszeniu blach, a przy rosnącej liczbie operacji pomagają też rozwiązania automatyzacji, o których piszemy w artykule o robotyzacji małej firmy.